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Sourcing - Was Sie jetzt zur richtigen Strategie wissen müssen

Was bedeutet Sourcing? Unter Sourcing versteht man die Beschaffung von Materialien, Waren und Gütern zur Versorgung der Produktion eines Unternehmens. Gute Sourcing-Konzepte sichern Unternehmen auf lange Sicht Vorteile, um qualitativ hochwertige Ressourcen zu vertretbaren Kosten einzukaufen. Dabei unterscheiden sich die Sourcing-Modelle in unterschiedlichen Dimensionen.

08.12.2020

SAP Ariba für effizientes Sourcing-Management

Das Sourcing – also die Beschaffung und der Einkauf von Materialien – gehört in vielen Unternehmen zu einem wichtigen Geschäftsbereich. Nur wenigen Unternehmen gelingt es, in diesen Prozessen Sparpotenziale aufzudecken.

Häufig werden so wertvolle Ressourcen verschwendet. Ein wichtiger Faktor ist neben den finanziellen Ausgaben dabei die Zeit, die bei beim Finden von richtigen Lieferanten und Produzenten verloren geht. Unzureichende oder mangelhafte Informationen über Lieferanten und Partner stellen für viele Unternehmen außerdem ein dauerhaftes Risiko dar. EDV-gestützte Systeme wie SAP Ariba springen an dieser Stelle ein und unterstützen den Einkauf bei der richtigen Sourcing-Strategie.

Die E-Procurement-Lösung SAP Ariba Sourcing unterstützt Sie bei der Beschaffung von Ressourcen und optimiert Ihre Lieferantenbeziehungen. Denn SAP Ariba vereinfacht den konventionellen Einkaufs- und Beschaffungsprozess für Sie. Dank des Systems können Sie Einsparungspotentiale identifizieren und die Gesamtkosten der Beschaffung übersichtlich abbilden. Hierdurch können alle Teilbereiche des Sourcing in Ihrem Unternehmen unter strategischen Gesichtspunkten analysiert und bewertet werden. SAP Ariba lässt sich außerdem problemlos in bestehende ERP Umgebungen integrieren, sodass ERP-Anfragen als Ausschreibungen in das SAP-System einfließen können.

Sourcing in SAP Ariba

In der SAP-Lösung Ariba wird das Sourcing in Projekte aufgeteilt. Dabei wird zwischen schnellen Projekten und vollständigen Projekten unterschieden. Doch auf welche Weise unterscheiden sich die beiden Arten?

Schnelle Projekte werden auch Sourcing-Ereignis genannt und stellen einzelne Ereignisse dar, die direkt im Dashboard der E-Procurement-Lösung erstellt werden können. Sie eignen sich besonders gut, um einmalig Informationen von Lieferanten einzuholen.

Vollständige Projekte bestehen dahingegen aus einem oder mehreren Ereignissen und bieten Anwendern den vollen Funktionsumfang für die Bearbeitung des Projekts. Auf diese Weise können größere und andauernde Beschaffungsprozesse von dem Team im Einkauf gemanagt werden.

Was sind Sourcing-Ereignisse und welche Arten gibt es?

Um den Beschaffungsprozess zu optimieren, bietet SAP Ariba unterschiedliche Sourcing-Ereignisse an. Diese Ereignisse unterscheiden sich in der Art der Anfrage an die Lieferanten. Auf diese Weise können Unternehmen unterschiedliche Schwerpunkte bei der Lieferantenfindung setzen und angelehnt an die Sourcing-Definition, den besten Lieferanten für Ihre Anfrage finden.

  • Die klassische Anfrage (Request for Information) erfragt allgemeine Informationen von den Lieferanten. Der Preis steht dabei nicht im Vordergrund. Diese Art von Anfrage eignet sich besonders gut, um mögliche Lieferanten in Abhängigkeit unterschiedlicher Sourcing-Konzepte einzugrenzen. Beispielsweise dann, wenn hinsichtlich des Standortes, der Qualität oder Flexibilität eingegrenzt wird.
  • Bei der Ausschreibung (Request for Proposal) werden sowohl allgemeine Informationen zum Lieferanten wie in der klassischen Anfrage, als auch Informationen zu den Preisen eingeholt. Mit dieser Anfrage lässt sich unter anderem auch die Beschaffung von indirektem Material steuern.
  • Das Ereignis Auktion (Reverse Auctions) bietet sich für den Einkauf von Waren und Dienstleistungen an. Der Preis spielt hier die entscheidende Rolle.
  • Die Verkaufsauktion (Forward Auctions) ist das Gegenstück der Auktion und bildet den Verkauf von Waren und Dienstleistungen ab. Auch hier steht der Preis im Mittelpunkt der Anfrage.

 

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Die Ausschreibung in SAP Ariba als Sourcing-Methode

Da die Ausschreibung in der E-Procurement-Lösung SAP Ariba sowohl allgemeine Informationen zu den Lieferanten, als auch den Preis der Beschaffungsgüter abfragt, soll dieses Ereignis im Folgenden genauer betrachtet werden. Es existieren fünf verschiedene Vorlagen in SAP Ariba, um die Ausschreibung zu definieren. Aus diesen Vorlagen können Sie als Anwender die für Sie am besten geeignete Variante auswählen:

  1. Die Vorlage Ausschreibung (Request for Proposal) ermöglicht es Ihnen, Fragebögen zu erstellen. So können Sie Preisinformationen einholen oder die möglichen Lieferanten nach bestimmten Kriterien qualifizieren.
  2. Die Ausschreibung mit Gesamtkosten (Total Cost) gilt als Standardausschreibung, in der zusätzliche Kostenfaktoren wie Versandgebühren abgefragt werden. Damit lassen sich die Gesamtkosten im Sourcing pro Lieferant ermitteln.
  3. Bei der Vorlage mit dem Namen Ausschreibung mit Preisaufgliederung (Price Breakdown) können Sie die Aufschlüsselung der einzelnen Preiskomponenten von den Lieferanten einholen und erhalten damit zusätzliche Information zu der Preiszusammensetzung.
  4. In der Ausschreibung mit Gebotsanpassung (Bid Transformation) können Sie Angebote von Lieferanten mit unterschiedlichen Bedingungen miteinander vergleichen. Beispielsweise können so Unterschiede in den Einfuhrzöllen im Angebot miteinfließen.
  5. Außerdem gibt es noch die Vorlage Ausschreibung mit großer Kapazität (Large Event). Hier können Sie Preisinformationen für eine große Menge an Artikeln per Excel-Datei einholen. Allerdings ist dies nur mit folgenden Einschränkungen möglich: Es lassen sich nur 2.000 bis 10.000 Positionen abbilden, es können maximal 125 Lieferanten zu der Ausschreibung eingeladen werden und Sie können nur 50 Bedingungen pro Position einstellen.

Jede Vorlage kann von Ihnen individuell bearbeitet und angepasst werden, sodass Sie die für Sie notwendigen Informationen der Lieferanten ermitteln können. SAP Ariba bietet Ihnen hier genügend Freiraum und lässt sich für unterschiedliche Anforderungen adaptieren.

Der Zuschlag einer Ausschreibung in SAP Ariba

Die Sourcing-Bedeutung zielt darauf ab, das beste Produkt zum besten Preis zu finden. Das E-Procurement Tool SAP Ariba unterstützt Sie dabei, die beste Auswahl eines Angebotes per Ausschreibung im System zu erreichen. Nachdem die Ausschreibung beendet ist und die Angebote der verschiedenen Lieferanten eingegangen sind, können Sie die Vergabe an einen Lieferanten beauftragen. Diese Vergabe kann entweder auf Basis vorgegebener Standards in SAP Ariba oder auf Basis eigener Kriterien erfolgen. Der einfache Vergleich der Angebote steht dabei immer im Vordergrund.

Werden bei der Vergabe die Standards in SAP Ariba berücksichtigt, sind drei verschiedene Zuschlagsszenarien möglich. Entweder erfolgt die Vergabe in Abhängigkeit des Gesamtpreises, in Abhängigkeit des Angebots oder in Abhängigkeit des „Cherry Pickings“. Welcher Lieferant von Ihnen den Zuschlag erhält, entscheiden und genehmigen am Ende Sie. SAP Ariba unterstützt Sie jedoch bei der Auswahl, indem die Informationen pro Szenario übersichtlich gelistet werden. Auf diese Weise kann der Einkauf den Auftrag unter Berücksichtigung der jeweiligen Sourcing-Strategie an den einen oder an mehrere Lieferanten vergeben. Für die effiziente Beschaffung ist ein EDV-gestütztes System wie SAP Ariba deshalb unerlässlich!

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