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Maverick Buying – So verhindern Sie ungeplante Bestellungen

In einem Unternehmen sollte die Material- und Dienstleistungsbeschaffung beim Einkauf liegen. Doch immer wieder bestellen Abteilungen in Eigenregie Waren und erzeugen damit unbewusst einen großen finanziellen Schaden. Damit Maverick Buying in Zukunft nicht mehr passiert, lassen sich verschiedene Mechanismen anwenden.

25.11.2020

Maverick Buying: Mögliche Gründe für eine unkoordinierte Beschaffung

Sämtliche Bedarfe der Abteilungen sollten in Form einer Bestellanforderung, häufig mit BANF abgekürzt, an den Einkauf übermittelt werden. Der Grund, wieso das jedoch oft nicht geschieht, ist Zeitdruck. Eine selbstständige Bestellung ohne Einbezug des Einkaufs kann sofort umgesetzt werden und kommt deshalb früher an. Bei dringend benötigten Materialien sehen die Abteilungen eine Verzögerung nicht ein und werden selbst aktiv.

Darüber hinaus hat der Einkauf keine Kenntnisse über alle Warenarten und ist eher auf die für die Produktion oder den Betrieb notwendigen Waren spezialisiert. Mit einer eigenmächtigen Bestellung gehen Abteilungen daher sicher, dass die richtigen Waren bestellt werden. Die Bedarfsparteien sind daran gewöhnt, sich selbst um fehlende Bestände zu kümmern, weshalb ihnen der Eingriff in einen fremden Zuständigkeitsbereich oft nicht bewusst ist.

Darum ist Maverick Buying ohne BANF so gefährlich

Allgemein gesehen ist Maverick Buying so gefährlich, weil sich die beteiligten Akteure meistens gar nicht darüber im Klaren sind, welche Folgen ihr Verhalten hat. Das hängt vor allem damit zusammen, dass die Mitarbeiter noch nie etwas von wilden Einkäufen, wie Maverick Buying im Deutschen genannt wird, gehört haben. Wichtig dabei ist jedoch, dass die Beteiligten nicht aus Böswilligkeit handeln. Sie wollen dem Unternehmen nicht bewusst schaden. Doch durch diese zusätzlichen Bestellungen werden häufig mit bestimmten Lieferanten ausgehandelte Vorteile nicht abgerufen, es fehlt ein Preisvergleich und mitunter auch eine mangelnde Verhandlungskompetenz, um einen guten Deal abschließen zu können.

Laut einer Studie des BME gemeinsam mit der Boston Consulting Group erreicht nur ein Viertel der Unternehmen eine unkritische „Maverick-Buying-Quote“ von unter 5% der gesamten Beschaffungsausgaben. Das bedeutet, dass bei 75% der Unternehmen zu viele Rechnungen außerhalb der Einkaufsabteilung zustande kommen. Diese Zahlen zeigen, dass ein einheitlicher Beschaffungsprozess im Unternehmen unbedingt nötig ist. Die Maßnahmen zur Verhinderung von Maverick Buying müssen sowohl auf zwischenmenschlicher, auf Prozess-Ebene als auch auf technischer Ebene stattfinden.

Zwischenmenschliche Ebene nutzen um Maverick Buying einzudämmen

Einkaufsabteilungen sollten zuerst Bewusstsein und Verständnis bei den einzelnen Abteilungen schaffen. Es ist sinnvoll, aus den Lieferantenrechnungen Rückschlüsse auf die Hauptverursacher der wilden Einkäufe zu ziehen. Mit diesen sollte ein Gespräch auf Augenhöhe stattfinden, um ein Bewusstsein für die finanziellen Folgen des Handelns zu schaffen. Möglichst sogar mit konkreten Szenarien, welche Beträge eingespart werden können.

Generell sollte es für jede Abteilung einen Leitfaden für Einkäufe geben, in dem der Begriff Maverick Buying aufgegriffen und erläutert wird. Nur wenn die Mitarbeiter das Problem verstehen, wird sich in Zukunft etwas am Bestellverhalten ändern.

Maverick Buying verhindern: Prozesse definieren

Weiterhin sollte ein Projekt zur Ergänzung des Einkaufs ins Leben gerufen werden, bei dem die Bedarfsparteien integriert sind. Die Erstellung einer Liste von individuellen Zusatzbedarfen und Festlegung der Vorgehensweise für unerwartete Bedarfsfälle sind sinnvoll. Die Mitarbeiter sollen die Gewissheit bekommen, dass sie Gehör finden und ihre Bedürfnisse berücksichtigt werden. Zusätzlich erzielt diese Vorgehensweise eine höhere Akzeptanz der Änderungen.

So lässt sich Maverick Buying mit SAP Ariba verhindern

Die rein digitale Beschaffung wird auch E-Procurement genannt. Eine gute Möglichkeit bietet die Beschaffungslösung SAP Ariba. Alle Daten werden dabei auf einer Cloud-Plattform zentral gespeichert und verwaltet. Das integrierte Lieferantenmanagement ermöglicht die Verwaltung sämtlicher Lieferanten inklusive aller dazugehörigen Daten und Bestellungen. Das Programm bietet die Möglichkeit, Einkaufsregeln festzulegen. Dabei kann eine Budgetgrenze hinzugefügt werden, die überteuerte wilde Käufe verhindert. Auch eine Liste mit bevorzugten Lieferanten ist hilfreich für die Beschaffer. Weiterhin sollte auch die zuvor ergänzte Liste benötigter Materialien in das Programm eingepflegt werden, sodass nur noch der betroffene Artikel aus einer Liste ausgewählt werden muss. Sollte ein Produkt nicht gelistet sein, können auch weiterhin eigenmächtige Bestellungen getätigt werden.

Die Formulare für eine Bestellung werden hinsichtlich der gemachten Einstellungen angepasst und sind für jeden mit Zugriff identisch. Auf diese Weise lässt sich eine neue Bestellung mit nur wenig Aufwand erstellen. Wichtig ist, dass alle Abteilungen, die in Zukunft mit SAP Ariba arbeiten, über die geplante Verwendung der Softwarelösung informiert und geschult werden. Dabei sollten Die Anwender vermittelt bekommen, welche Vorteile die Software für ihren persönlichen Arbeitsalltag hat – Vereinfachung, sicheres Umfeld etc.

Strategische Beschaffung wird leichter durch technische Hilfsmittel

Analysen zeigen, dass durch Programme wie SAP Ariba die Kosten um bis zu 25 % gesenkt werden können. Doch setzt sich Software in dem Bereich mit knapp 10 % Verbreitung nur sehr langsam durch. Die Einarbeitung nimmt jedoch kaum Zeit in Anspruch, da es für Bestellungen vorgefertigte Formulare gibt, die an die jeweiligen festgelegten Regeln der Beschaffung angepasst sind. Damit ist der Hauptgrund für Maverick Buying, der Zeitmangel, maßgeblich behoben.

Zusätzlich ist durch Software ein strategischer Einkauf einfacher durchführbar. Dabei geht es darum, die einzelnen Prozesse und Involvierten aufeinander abzustimmen. Typisch dafür ist das Abschließen von Rahmenverträgen, die unterschiedliche Vorteile mit sich bringen und eine Zusammenarbeit auf lange Sicht im Fokus haben. Diese Vorteile und Absprachen sind dann auch in der Software hinterlegt und für jeden einsehbar und ersichtlich. Wilde Einkäufe werden damit ebenfalls eingedämmt, da die Beschaffer nun sehen können, welcher Lieferant jeweils priorisiert wird. Weiterhin kann im System hinterlegt werden, welche Mitarbeiter überhaupt eine Bestellung im Programm auslösen dürfen. Auf diese Weise gibt es zentrale Anlaufstellen, die einbezogen werden müssen und die gegebenenfalls den Vorgang zurückweisen.

Weitere hilfreiche Funktionen eines E-Procurement

Neben der Optimierung der Beschaffungsprozesse zur Reduzierung von Maverick Buying bietet SAP Ariba die nützliche Funktion der Lieferantenbewertung. Nach jeder Bestellung und dem Erhalt der Ware können Sie als Verantwortlicher den Lieferanten bewerten. Im Gegenzug sehen Sie die Bewertung von bis zu 2,5 Millionen anderer Unternehmen. Auf diese Weise lässt sich ein qualitativ hochwertiger Stamm an Lieferanten erstellen. Im Zuge eines globalen Sourcing und somit der Suche nach internationalen Partnern, ist diese Datensammlung enorm hilfreich. Aber auch die bereits vorhandenen Lieferanten lassen sich aufgrund der Bewertung neu ausrichten und im Zuge eines nationalen Sourcing verbessern.

Generell sollte ein regelmäßiges Sourcing stattfinden, um immer die besten Dienstleistungen und Produkte mit den günstigsten Konditionen erhalten zu können. Auch dafür ist entsprechende Software vorhanden, die Ihnen jederzeit die besten Rahmenverträge ermöglicht. Auch dadurch lassen sich die Auswirkungen von wilden Einkäufen in Zukunft eindämmen, wenn Mitarbeiter auf die möglichst beste Kombination an Lieferanten Zugriff haben.

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