BANF Glossar

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BANF

Die Bestellanforderung ist ein automatisierter Unternehmensprozess zur Abwicklung einer Warenbeschaffung mit dem Ziel Geld und Zeit einzusparen.

17.12.2020

Was ist eine BANF?

Die Abkürzung „BANF“ steht für „Bestellanforderung“. Bei einer Bestellanforderung handelt es sich nicht nur nicht nur um ein einfaches Formular zur Anforderung einer Warenbestellung, sondern vielmehr um einen automatisierten Unternehmensprozess zur Abwicklung einer Warenbeschaffung. Ziel dieses Prozesses ist, Bestellprozesse in einem Unternehmen zu beschleunigen und dabei organisatorische und finanzielle Ressourcen einzusparen. Die Abkürzung „BANF“ stammt vom Software-Konzern SAP. Eine BANF ist ein unmissverständlicher Code, der in erster Linie unternehmensintern zum Einsatz kommt. Mit einer Bestellanforderung melden Mitarbeiter einen Bedarf an Materialien, Waren oder Dienstleistungen an die Einkaufsabteilung ihres Unternehmens. Die BANF bringt den Beschaffungsprozess in Gang, stellt selbst aber noch keine Bestellung dar. Im Regelfall enthält eine Bestellanforderung folgende Daten: Name und Abteilung des Bestellers, Artikelname, Artikelnummer, erforderliche Menge und ggf. noch Preis, Lieferant und Projektnummer. In SAP folgt eine Bestellanforderung einem speziellen Workflow. Dieser kann auf die individuellen Gegebenheiten jedes Unternehmens angepasst werden. So können beispielsweise bestimmte Grenzwerte für Bestellanforderungen definierten, die einen unterschiedlichen Workflow auslösen. Nicht selten werden in Unternehmen BANF unterhalb eines bestimmten Betrages direkt an die Einkaufsabteilung weitergeleitet, während alle darüber liegenden Bestellanforderungen zur Genehmigung an die Geschäftsleitung gehen.

Wie funktioniert der Workflow einer BANF?

Zu Vorbereitung einer Bestellanforderung ermitteln die Mitarbeiter einer Abteilung den Bedarf an Waren, Materialien und Dienstleistungen. In der Folge schicken sie eine BANF an die Einkaufsabteilung. Die Einkaufsabteilung startet nach Erhalt der Bestellanforderung den Prozess der Bezugsquellenermittlung. Die Bezugsquellenermittlung kann abhängig vom Umfang, der Komplexität und den Zeitfristen der BANF mehr oder weniger Zeit in Anspruch nehmen. In vielen Unternehmen sind für den Bezug von Waren und Leistungen bestimmte Lieferanten gesetzt. Kommen mehrere Bezugsquellen infrage, schlägt die Einkaufsabteilung eine Auswahl vor. Sehr lange kann die Bezugsquellenermittlung dauern, wenn die Beschaffung ausgeschrieben oder dafür ein neuer Beschaffungsvertrag verhandelt werden muss. Idealerweise ist der gesamte Prozess der Bestellabwicklung automatisiert und das bestellende Unternehmen ist über eine ERP-Software mit seinen Lieferanten elektronisch vernetzt. Nach der Auslösung der Bestellung werden im Rahmen der Bestellüberwachung die Fristen einer Bestellung geprüft. Gerät ein Lieferant in Verzug, generiert das System automatisch eine Warnmeldung. Sobald die bestellte Ware eingegangen ist, erfolgt die korrekte Zuordnung zur Bestellung und die automatische Verständigung der Einkaufsabteilung.

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