Technologie einfach erklärt SAP FI-AP: Alles, was Sie zur Software wissen müssen

SAP FI-AP ist ein Untermodul des SAP-Moduls FI und befasst sich mit der Kreditorenbuchhaltung. Nach einer einführenden Darstellung vom Gesamtmodul SAP FI folgt ein detaillierterer Einblick in SAP FI-AP.

Was ist SAP FI?

SAP Financial Accounting – oder abgekürzt SAP FI – ist ein integraler Bestandteil der SAP-Software und stellt das Modul für das Finanzwesen und die Buchhaltung dar. SAP FI erfüllt die internationalen Anforderungen, die an ein externes Rechnungswesen einer Unternehmung gestellt werden. SAP FI reduziert die Komplexität des Rechnungswesens für den Anwender und erleichtert seinen Arbeitsalltag.

Mit dem SAP ECC-Modul FI können sämtliche Prozesse in Unternehmen betreut werden, die in der Finanzbuchhaltung und dem Finanzwesen angesiedelt sind. SAP FI wird im Financial Accounting eingesetzt und beinhaltet die folgenden Funktionen und Features:

• Anlagenbuchhaltung (FI-AA)
• Bankbuchhaltung (FI-BL)
• Debitorenbuchhaltung (FI-AR)
• Hauptbucheintrag (FI-GL)
• Kreditorenbuchhaltung (FI-AP)
• Reisemanagement (FI-TV)
• Spezielle Ledger (FI-SL)

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UND WOFÜR GENAU DIENT SAP FI-AP?  

Wie weiter oben erwähnt, ist das Untermodul SAP FI-AP für die Kreditorenbuchhaltung im Unternehmen zuständig. Darunter versteht man die buchhalterischen Daten sämtlicher Kreditoren. Diese Komponente des Rechnungswesens gehört ebenfalls zu den Kernbestandteilen des Einkaufssystems. SAP FI-AP reguliert die Verbindlichkeiten, indem Rechnungen und Lieferungen lieferantenbezogen aufgeführt werden. Falls notwendig, besteht die Möglichkeit, Schuldner abzumahnen. 

Das Zahlungsprogramm unterstützt sowohl Zahlungen in Formularform (z.B. Schecks und Überweisungen) als auch elektronische Transaktionen. Dabei berücksichtigt die Software die jeweiligen länderspezifischen Zahlverfahren. 

SAP FI-AP verfügt über ein virtuelles Hauptbuch für Buchungen im Rahmen der Kreditorenbuchhaltung, die – je nach Vorgang (Anzahlungen, Verbindlichkeiten etc.) – diversen Sachkonten zugeordnet werden. Die Nutzer sind imstande, die offenen Posten zu verfolgen, wofür das System Fälligkeitsvorausschauen und zusätzliche Standardberichte bereithält. 

Innerhalb des Schriftverkehrs erlaubt das SAP-System eine individuelle Gestaltung von Kontoauszügen, Saldenbestätigungen und weiteren Mitteilungen. Um die Vorgänge in der Kreditorenbuchhaltung transparent zu dokumentieren, können die Nutzer unter anderem auf Kontenschreibung, Journale und Saldenlisten zugreifen. 

Da Geschäftsvorfälle immer auf Konten gebucht und verwaltet werden, müssen Unternehmen in SAP FI-AP für jedes benötigte Konto einen Stammsatz anlegen. Diese zentrale Speicherung hat den Vorteil, dass eine mehrfache Eingabe der Daten hinfällig wird. Zu den erforderlichen Informationen zählen zum Beispiel die Namen und Steuernummern der Kreditoren, die dazugehörigen Bankverbindungen, Zahlungsbedingungen und mögliche Zahlwege. Falls es notwendig ist, den Zugriff auf ein Konto zu beschränken, lassen sich in den Stammsätzen Berechtigungsgruppen definieren. 

Darüber hinaus verfügt jedes Kreditorenkonto im System über eine automatische Einzelposten-Anzeige. Ebenso ist die Verwaltung der offenen Posten bereits im Modul integriert. Die Stammdaten der Kreditoren lassen sich jederzeit anzeigen, ändern, sperren und löschen.