SAP ECM

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Definition: SAP ECM

(Enterprise Content Management)

12.07.2021

Eine große Herausforderung für Unternehmen ist, dass Dokumente unübersichtlich und auf vielen verschiedenen Systemen, in Papierform und elektronisch abgelegt werden. Enterprise Content Management, kurz ECM, ermöglicht an dieser Stelle eine allumfassende Digitalisierung von Dokumenten sowie deren strukturierte Aufbewahrung und Archivierung. Mithilfe von SAP S/4HANA mit ECM ist eine unternehmensweite und vollständig digitale Dokumentenverwaltung möglich.

Was ist SAP ECM?

Mithilfe der SAP Dokumentenverwaltung  können Dokumente unternehmensweit und zentral, direkt im SAP ERP verwaltet werden. Dadurch wird eine vollständige und durchgängige Digitalisierung von Geschäftsprozessen möglich. aufgrund der schnellen Abrufbarkeit, direkt aus den Anwendungen in SAP, wird eine große Zeitersparnis erreicht.

In SAP stehen umfangreiche Möglichkeiten aus dem Bereich ECM mit Bordmitteln und eng integrierten Zusatzlösungen bereit. Die physikalische Ablage übernimmt der SAP Content Server oder ein beliebiges Ablagesystem, das die Standardschnittstelle SAP ArchiveLink unterstützt.

  • Allgemeine Dokumentenablage (Ein- und Ausgangsbelege)

    Dokumente, die im SAP ERP entstehen, können automatisiert als PDF-Datei abgelegt werden. Das Bestellformular an den Lieferanten oder die Rechnung an den Kunden sind somit sicher und unveränderbar im Archivsystem gespeichert und direkt aus dem Beleg in SAP abrufbar.
    Auch für eingehende Dokumente, gibt es komfortable Möglichkeiten zur digitalen Aufbewahrung. Eingehende Liefer-scheine lassen sich beispielsweise scannen und über einen Barcode automatisch mit dem dazugehörigen Warenein-gang verbinden. Die einfache manuelle Ablage von Dokumenten (in die Anlagenliste) kann an vielen Orten in SAP ebenfalls erfolgen.
  • Veränderliche Dokumente wie Zeichnungen zu Materialien oder Arbeitsanweisungen können in Form von Dokumenteninfosätzen verwaltet werden. Das System bietet dabei ergänzende Möglichkeiten wie Statusnetze und Dokumenten-Workflows, z.B. für Freigabeprozesse im Bereich QM.
Ratgeber SAP S/4HANA as a Service

Sie möchten auf SAP S/4HANA umsteigen und Ihr SAP-System künftig nicht selbst auf eigener Infrastruktur betreiben, sondern „as a Service“ beziehen? Dann haben Sie die Qual der Wahl zwischen vielen Varianten: Public Cloud oder Private Cloud im Rahmen von RISE with SAP oder doch lieber ein Private Cloud-Angebot eines Dienstleisters?

Wir stellen Ihnen die verschiedenen Modelle in unserem Ratgeber vor und zeigen Ihnen, worauf Sie bei der Entscheidung achten sollten.

  • Digitale Rechnungsbearbeitung

    Ein sehr häufiger Anwendungsfall ist der Prozess für den digitalen Rechnungseingang. Dabei werden mit Hilfe einer intelligenten Software alle relevanten Inhalte aus eingehenden Rechnungen entnommen und in einem zentralen Cockpit in SAP zur Weiterverarbeitung gesammelt. Belege werden direkt aus dem Cockpit heraus angelegt und Abrechnungsprozesse digital abgewickelt – dadurch werden Zahlungsvorgänge transparent und die tägliche Arbeit in der Finanzbuchhaltung erleichtert. Die Originalrechnung ist dabei jederzeit in Sekundenschnelle digital im Zugriff.

  • Digitale Aktenverwaltung

    Für übergreifende Prozesse mit vielen Dokumenten ist eine zentrale und strukturierte Übersicht erforderlich. Hierfür bietet SAP mit dem Folders- bzw. Records-Management die richtige Grundlage. Hier finden Dokumente aus diversen Bereichen ihren Platz, zum Beispiel Personaldokumente, Maschinenakten, Projektakten oder Kunden- und Lieferantenakten. Analoge Unterlagen werden problemlos mithilfe der Scanfunktion übernommen und entsprechend gespeichert. Die integrierte Prüfung auf Unvollständigkeit macht sichtbar, wo Dokumente fehlen oder Prozesse unvollendet sind. Ist das der Fall, bekommen Personen, die für das jeweilige Dokument zuständig sind, eine Meldung von der digitalen Aktenverwaltung. Ein umfassendes Berechtigungskonzept unter Nutzung der SAP Berechtigungsrollen stellt sicher, das keine Dokumente in falsche Hände geraten.

Ein weiteres populäres Beispiel für Akten in SAP ist das digitale Vertragsmanagement. Hiermit wird es Unternehmen ermöglicht, Verträge flexibel zu speichern, stets einen Überblick über deren relevante Inhalte zu haben und Fristen zuverlässig einzuhalten. Darüber hinaus können mit dem digitalen Vertragsmanagement neue Verträge automatisch angelegt und Vertragskonditionen bestmöglich beansprucht werden.

Ergänzt werden können die Anwendungsbeispiele durch weitere Funktionen wie digitale Unterschriften, Dokumentenerstellung mit Microsoft Word Integration (z.B. Vertragsvorlagen oder Vertriebsbelege), eine erweiterte Dokumentenausgabe (z.B. das automatisierte Anhängen von Zeichnungen an Bestellungen) und vieles mehr.

ECM mit SAP ermöglicht eine abteilungsübergreifende Dokumentenverwaltung, die ortsunabhängig und unternehmensweit funktioniert. Dadurch ergeben sich Vorteile wie eine höhere Prozessqualität, eine maximierte Effizienz von Arbeitsabläufen sowie reduzierte Arbeitszeiten und Verwaltungskosten bei zeitgleicher Benutzerfreundlichkeit.

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