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Beschaffung: Einfach erklärt

Hier bekommen Sie einen Überblick über Beschaffung in Unternehmen, Strategischer Einkauf, E-Procurement, Sourcing und Global Sourcing, Lieferantenmanagement, was Maverick Buying ist und wie Sie es vermeiden, wie SAP Ariba untersützen kann Lieferketten zu sichern und was eine BANF ist. 

14.08.2020

Unternehmen sind keine autarken Akteure, sondern auf Zulieferer angewiesen. Betriebe in jeder Branche nutzen Produktionsmittel, Werkzeuge, Software und Materialien, die sie selbst nicht produzieren können, zur Herstellung ihrer eigenen Produkte. Durch sogenannte Zulieferer oder Lieferanten werden Teile der eigenen Produktherstellung gewissermaßen auf den freien Markt ausgegliedert. Jedes Unternehmen, das Waren produziert oder Dienstleistungen anbietet, ist daher in einem Netzwerk mit vielen Lieferanten eng verflochten. Kleine Unternehmen haben Dutzende Zulieferer, mittelständische Unternehmen oft Tausende und Großkonzerne nicht selten Hundertausende.

Was ist Beschaffung?

Beschaffung ist die betriebliche Funktion, bei der alle unternehmensrelevanten Materialien, Teile, Werkmittel und Dienstleistungen eingekauft werden. Die Beschaffung wird von Mitarbeitern der Einkaufsabteilung vorgenommen. Diese Einkäufer planen und überwachen Beschaffungsprozesse, führen strategische Einkäufe aus und stimmen sich ab, um eine konstante Lagerung essenzieller Materialien gewährleisten zu können. Die Beschaffung, oft auch Einkauf oder Procurement genannt, stellt die unternehmerische Grundlage für alle Produktions- und Dienstleistungsergebnisse dar.

Strategischer Einkauf: Das A&O

Einkaufen ist mehr als nur das Auslösen eines Bestellauftrags. Beschaffungsprozesse in Unternehmen dürfen nicht einfach willkürlich stattfinden und sollten zuvor festgelegten Regeln unterliegen. In diesem Zusammenhang wird auch vom „strategischen Einkauf“ gesprochen. Dieser beschreibt Beschaffungsprozesse, die auf Grundlage von Strategien und erarbeiteten Plänen gezielt ausgeführt werden. Das Ziel strategischer Beschaffungen ist meist die Kostensenkung. Oft finden strategische Einkäufe aber auch im Rahmen von Sonderprojekten statt, wenn Spezialmaterialien bestellt werden müssen oder der zeitliche Faktor besonders drängend ist.
Damit Mitarbeiter strategisch einkaufen können, müssen sie über Zugriff auf eine solide Datengrundlage verfügen: Welche Lieferanten stehen für den Einkauf zur Auswahl? Welche Ausfallrisiken sind mit bestimmten Zulieferern verbunden? Können Rahmenverträge genutzt werden? Wie können Ausgaben beim Einkauf reduziert werden, ohne dass die Qualität leidet? Hierzu werden in der Regel Lieferantenbewertungen herangezogen, in denen Daten zu vergangenen Lieferungen vermerkt sind. Durch die strategische Analyse dieser Daten ist es Einkäufern möglich, fundierte und qualifizierte Kaufentscheidungen zu treffen. Unternehmen können durch strategische Einkäufe Ausgaben senken, Lieferzeiten verkürzen und Liefermengen skalieren.

E-Procurement: E wie Einfach

Beschaffung wird auch mit dem englischen Begriff „Procurement“ bezeichnet. E-Procurement ist dann die moderne elektronische Beschaffung von betriebsrelevanten (Büro-)Materialien und Werkmitteln. Elektronische Beschaffungsprozesse finden über das Internet und digitale Software-Lösungen statt. Je nach Unternehmensgröße, Anzahl der regelmäßigen Lieferanten und Materialbedarf gibt es verschiedene Lösungen, E-Procurement einzusetzen. Verschiedene Anbieter von Procurement-Lösungen haben unterschiedliche Plattformen und Systeme entwickelt, um Unternehmen einfache, unkomplizierte und schnelle Beschaffungsprozesse zu ermöglichen.
In der Regel kommen halboffene Systeme zum Einsatz. Solche werden auch als Multi-Lieferanten-Kataloge bezeichnet. In einer einzigen Anwendung mit einheitlicher Anwenderoberfläche werden hier durch das Internet viele verschiedene Produktkataloge von unterschiedlichen Lieferanten bereitgestellt. Sowohl Lieferanten als auch das Unternehmen haben über ihre jeweiligen Schnittstellen Zugriff auf das halboffene System. Einkäufer können hier die Produkte der Lieferanten filtern, sortieren, und mit wenigen Klicks bestellen. Lieferanten pflegen ihre Kataloge und aktualisieren ihre Produkte. Bestellungen über solche E-Procurement-Systeme können jederzeit von Mitarbeitern der Beschaffung nachverfolgt werden. Software-Lösungen zum elektronischen Wareneinkauf mithilfe des Internets lassen sich auf Unternehmensseite in den meisten Fällen problemlos mit bereits existierenden ERP-Systemen zur Rechnungs- und Zahlungsabwicklung verbinden.

Sourcing und Global Sourcing

Sourcing bezeichnet im Beschaffungswesen die Beschaffungsstrategie. Hierbei geht es Unternehmen vor allem darum, sicherzustellen, welche Materialien in welcher Menge und welcher Qualität von welchem oder welchen Lieferanten bereitgestellt werden können. Sourcing als Beschaffungsstrategie stellt die generelle Frage nach der Quelle des zu beschaffenden Materials. Wird eine bestimmte Ware nur von einem einzigen Lieferanten bezogen, spricht man von Single Sourcing, da es nur eine einzige Quelle gibt. Die Vorteile des Bezugs von einem Lieferanten sind, dass sich zwischen Einkäufer und Lieferant oft enge Vertrauensbeziehungen entwickeln können. Langjähriger Bezug aus einer Quelle schafft Raum für Preisverhandlungen, das Aufsetzen von Rahmenverträgen und bevorzugte Behandlung durch den Lieferanten. Unternehmen machen sich allerdings enorm abhängig von ihrer Quelle. Fällt der Lieferant aufgrund unvorhergesehener Probleme aus, brechen Lieferketten und Produktion zusammen.
Für Unternehmen ist der Wareneinkauf aus mehreren Quellen daher empfehlenswert. Multisourcing verringert die Ausfallrisiken, da auf andere, zuverlässige Lieferanten zurückgegriffen werden kann, sollte es an einer Stelle zu Engpässen kommen. Unternehmen sind somit flexibler und können agil auf Veränderungen reagieren. Auch lassen sich strategische Einkäufe in Hinblick auf den niedrigsten Preis tätigen, da aus vielen Quellen gewählt werden kann. Die umfassendste Form des Multisourcing ist Global Sourcing. Hierbei werden Waren aus allen möglichen verfügbaren Quellen des Weltmarkts bezogen. Einkäufer nutzen hierbei internationale Bezugsquellen.

Mit Lieferantenmanagement und Lieferantenbewertungen den Überblick behalten

Unternehmen, die ihren Wareneinkauf professionell und mithilfe digitaler Möglichkeiten steuern und optimieren, betreiben „Lieferantenmanagement“. Zum effektiven Management der Lieferanten gehört im Sinne des strategischen Einkaufs die kontinuierliche Entwicklung der Geschäftsbeziehung zum Lieferanten, die strategische Entscheidung, an welcher Stelle der Wertschöpfungskette bestimmte Lieferanten eingesetzt werden sollen und die Bewertung und Auswahl der Lieferanten entsprechend unternehmerischer Ziele. Mithilfe von E-Procurement-Systemen können Mitarbeiter der Beschaffung Lieferanten aktiv managen. Datensätze der einzelnen Lieferanten bieten Einblick in Lieferhistorien, Vermerke, Qualitätshinweise oder Risikobewertungen. Einkäufer können Software-Lösungen des E-Procurement nutzen, um Lieferanten entsprechend selbstgewählter Erfolgskategorien zu segmentieren. Auf Grundlage solcher Daten und Segmentierungen können Einkäufer Lieferanten gezielt ansprechen, um Beziehungen auszubauen und die Zusammenarbeit zu optimieren.

 

 

So wird Maverick Buying vermieden

Maverick Buying beschreibt „wildes Einkaufen“ innerhalb eines Unternehmens. Wenn einzelne Abteilungen und Mitarbeiter unabgestimmt und auf eigene Veranlassung Waren und Material einkaufen, entstehen für Unternehmen immer Mehrkosten. Eine der wichtigsten Aufgaben der Beschaffung ist daher auch die Aufklärung von beschaffungsfremden Mitarbeitern über korrekte Beschaffungsprozesse. Um Maverick Buying zu vermeiden, müssen klare Verhaltensregeln und eindeutige Anweisungen gegeben werden, wer für Bestellungen zuständig ist. Wenn einzelne Abteilungen ihre eigenen Bestellungen auslösen, steigen die Lieferkosten, die Rechnungsstellung wird verkompliziert und die Inventarübersicht wird unnötig erschwert. Moderne Procurement-Software stellt für die Beschaffung die effektivste und unkomplizierteste Möglichkeit dar, Wareneinkäufe zentral, transparent und nachvollziehbar zu organisieren.

SAP Ariba: Sichere Lieferketten mit dem geprüften Lieferantennetzwerk

SAP Ariba ist eine der umfänglichsten Digitalisierungslösungen zum Management von Beschaffungsprozessen. Die Cloud-basierte Plattform ist modular aufgebaut und erlaubt Unternehmen eine maßgeschneiderte Auswahl relevanter Module. Lösungen der Ariba Plattform von SAP umfassen neben dem Lieferantenmanagement auch SAP Ariba Strategic Sourcing. Über eine einheitliche Benutzeroberfläche können Beschaffer Lieferketten optimieren, Zulieferer aus einer globalen Datenbank auswählen und qualifizierte, strategische Einkaufsentscheidungen treffen. Da alle Lieferantendaten und Kontextinformationen aller Bestellungen zentral in einer Cloud vorgehalten sind, arbeitet jeder Mitarbeiter auf der gleichen Datengrundlage. Das schafft Transparenz und Sicherheit. Die Module der SAP-Ariba-Cloud-Lösungen können je nach Bedarf aktiviert werden und bieten Unternehmen tiefe Einblicke in Feinheiten aller Beschaffungsprozesse.

Einfaches Management der BANF: Bestellanforderung

Die Bestellanforderung (BANF) wird von Mitarbeitern der einzelnen Fachabteilungen eines Unternehmens ausgelöst. Wird in einer Abteilung Material benötigt, bestellen die Mitarbeiter nicht etwa eigenständig, sondern leiten eine Bestellanforderung an die Kollegen der Beschaffung weiter. In der Bestellanforderung sind alle wesentlichen Informationen zur gewünschten Bestellung aufgeführt. Die Mitarbeiter der Beschaffung können auf Grundlage dessen anschließend das entsprechende Material bei Lieferanten bestellen. Mit Plattformen wie SAP Ariba können BANF gebündelt an die Beschaffung weitergeleitet werden. Mit wenigen Klicks können Einkäufer aus eingehenden Bestellanforderungen Bestellanträge an die entsprechenden Lieferanten senden. Die Vorteile digitaler, Cloud-basierter Beschaffungs-Plattformen ergeben sich dabei aus der unkomplizierten Kooperation und Kommunikation der Anwender miteinander. Da die SAP Ariba Module nahtlos in das unternehmensinterne ERP-System integriert sind, können Bestellanforderungen und Beschaffungsprozesse effektiv und transparent angestoßen werden.

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