Beschaffung - Einstieg ins E-Procurement

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Beschaffung 4.0: So steigen Sie ins E-Procurement ein

Die Entwicklungstrends Big Data, Internet of Things und Industrie 4.0 führen auch zu Transformationen im Beschaffungsmanagement. Durch E-Procurement können viele Prozesse, die ehemals von Mitarbeitenden ausgeführt wurden durch intelligente Lösungen automatisiert werden. Durch den Ausbau des E-Procurement und den damit verbundenen Abbau monoton-operativer Tätigkeiten bekommen Mitarbeitende mehr Freiraum, um sich vermehrt strategischen Aufgaben zuzuwenden.

27.10.2020

Der Einstieg ins E-Procurement

Die Vorteile des E-Procurement überzeugen: Mitarbeitende können ein Vielfaches an Bestellungen abwickeln, innovative Prozesse werden schneller umgesetzt, neue Beschaffungsmärkte können erschlossen werden und Analysen sind mit wenigen Klicks abrufbar. Doch wie gelingt der Einstieg ins E-Procurement? Dieser ist einfacher, als Sie denken. Wichtig ist es vor allem, das E-Procurement an die eigene Strategie des Einkaufs und die individuelle Struktur des Unternehmens anzupassen. Das heißt, Sie sollten zunächst Ihren konkreten Bedarf ermitteln und das Kosten-Nutzen-Verhältnis neuer E-Procurement-Maßnahmen abwägen. Ist das geschehen, kann die Wahl eines Dienstleisters erfolgen und ein Pflichtenheft erstellt werden. Anhand von indirekten Waren oder Dienstleistungen – sogenannten C-Gütern – kann die Effizienz des E-Procurement ohne großes Risiko getestet werden. Bei diesen Gütern ist der Aufwand des traditionellen Einkaufs normalerweise unverhältnismäßig zum eigentlichen Wert der Ware, da trotzdem eine Vielzahl an Schritten durchlaufen werden muss, um den Bestellvorgang abzuwickeln. Anhand von Katalogsystemen, in denen Produkte verschiedener Anbieter abgerufen und unmittelbar online bestellt werden können, lässt sich ein einfacher Produkt- und Preisvergleich anstellen und Bestellvorgänge können optimiert werden. Mit so einem Testlauf lässt sich der Einstieg ins E-Procurement zunächst einmal ausprobieren.

SAP Ariba: Ein Allrounder für alle Prozesse

Ist der erste Eindruck des E-Procurement positiv, lohnt es sich über die Nutzung effizienter Tools nachzudenken. Ein Allrounder für die Digitalisierung und Integration aller Prozesse zur Beschaffung und Auftragsabwicklung ist SAP Ariba. SAP Ariba integriert den gesamten Zyklus der Beschaffung auf einer einzigen Plattform – angefangen mit der BANF bis hin zur Kostenabwicklung. Mit der Software kann die Zusammenarbeit zwischen Lieferanten und Käufern systematisch vereinfacht werden, sodass beide Akteure ihre Ausgaben effizienter steuern und in der Folge Kosten vermindern können. Besonderes Kennzeichen von SAP Ariba: Betriebe egal welcher Größe können das System nutzen und die gesamte Kette an Geschäftsschritten an einer Stelle bündeln und vereinfachen. Durch das umfangreiche Ariba Network mit mehr als 4,1 Millionen Unternehmen in 190 Ländern können neue Bezugsquellen für indirekte und direkte Güter erschlossen werden. Auch für Lieferanten ergibt sich der Vorteil, Zugang zu neuen Kunden zu bekommen und ihre bestehenden geschäftlichen Beziehungen auszubauen. Insgesamt bietet SAP Ariba die Schnittstelle zur vollständigen Lieferantenkommunikation. Indem jede Organisation automatisch an das cloud-basierte System angebunden wird, können darüber Daten in jeglichen benötigten Formaten ausgetauscht werden. Dazu zählen zum Beispiel cXML, CSV, EDI oder EDIFACT, aber auch E-Mail. Auf das Ariba Netzwerk kann auch per Web-Oberfläche zugegriffen werden.

E-Procurement verhindert Maverick Buying

Durch die Nutzung einer Plattform wie SAP Ariba kann auch negativen Verhaltensweisen, wie zum Beispiel dem Maverick Buying, entgegengewirkt werden. Maverick Buying bezeichnet die Beschaffung außerhalb standardisierter Beschaffungswege. Das geschieht, wenn Abteilungen beispielsweise Güter oder Dienstleistungen beschaffen, ohne den Einkauf einzubeziehen. Die Maverick-Buying-Quote ist in vielen Betrieben ein Ärgernis. So kann diese zahlreiche Vorteile untergraben, die zum Beispiel durch die Nutzung von Rahmenverträgen geschaffen wurden und führt unter Umständen auch zu Problemen in Bezug auf Abwicklung und Gewährleistung, da Laien es versäumen, sichere Verträge abzuschließen. Da E-Procurement den Einkauf vereinfacht und automatisiert, sinkt die Hemmschwelle für Mitarbeitende ohne Einkaufserfahrung Einkaufsplattformen, die Qualitätsmanagement über den gesamten Einkaufsprozess garantieren, zu benutzen. Eine intuitive Benutzerführung ermöglicht dabei die Bestellung von Gütern im Handumdrehen. Tatsächlich können im besten Fall Einkaufsprozesse ohne die Beteiligung der Einkäufer durchgeführt werden. Natürlich werden dabei durch konfigurierbare Einstellungen wie Compliance-Regeln miteinbezogen, sodass deren Nichtbeachtung innerhalb eines richtlinienkonformen Workflows vorgebeugt wird.

 

Strategischer Einkauf durch Global Sourcing

Durch E-Procurement wird auch der Zugang zu Global Sourcing vereinfacht. Global Sourcing umfasst den Erwerb von Materialien oder Dienstleistung auf dem internationalen Markt und bildet damit eine wichtige Säule des strategischen Einkaufs. Welche Vorteile können Sie durch Global Sourcing gewinnen? Zunächst kann auf dem internationalen Markt der Zugang zu bestimmten Ressourcen mitunter einfacher oder kostengünstiger erfolgen. Weiterhin erhalten Sie durch das Inbetrachtziehen einer internationalen Supply Chain automatisch mehr Verhandlungsspielraum mit Ihren eigenen Lieferanten im Inland. Nicht zuletzt können durch Sourcing auf internationaler Ebene neue Absatzmärkte durch das Kennenlernen potenzieller Geschäftspartner im Ausland erschlossen werden. Natürlich bringt das Global Sourcing auch Herausforderungen mit sich. So können beispielsweise Währungsschwankungen, Kommunikationsprobleme und erhöhe distanzbedingte Lieferzeiten auftreten, wofür von Anfang an Strategien zur Gegensteuerung erarbeitet werden sollten. Durch E-Procurement ist die nachhaltige Etablierung von Geschäftsprozessen mit dem Ausland durch die Nutzung kooperativer Netzwerke um einiges einfacher umsetzbar und somit auch für Mittelständler interessant.

Effiziente Prozesse: die Erfolgsgarantie des E-Procurement

Gerade für KMUs ist das E-Procurement ein notwendiges Tool, um bei der Digitalisierung nicht abgehängt zu werden. Auf lange Sicht ist eine Umstellung auf E-Procurement sehr ratsam, um wichtige Wettbewerbsvorteile zu sichern. Mit Hilfe intelligenter E-Procurement Tools können Beschaffungsprozesse, Lieferantenmanagement und Co. mit wenigen Klicks analysiert und visualisiert werden. Auch eine Lieferantenbewertung mit Hilfe aussagekräftiger Bewertungsdaten ist über E-Procurement-Lösungen leicht implementierbar. Damit wird der Beschaffungsprozess zunehmend effizienter und Beschaffungszyklen können verkürzt werden. Auch wenn die Umstellung auf E-Procurement zunächst mit Kosten zu Buche schlägt, amortisieren sich diese durch große Einsparungen an Zeit und Geld.

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